如何保证远程团队的有效会议

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团队中缺乏会议可能会导致缺乏实时沟通、误解、错误和不断返工，从而导致重大损失。关键是让它们成为生产力工具。
创建远程会议协议是一个很好的起点，可以最大限度地利用时间并更好地投入团队的精力。
您可能不止一次质疑是否值得在远程工作团队中召开会议。很多时候，会议“可能是一封电子邮件”。据Zippia称，每周平均花在会议上的时间为 3 小时，30% 的员工表示每周花在会议上的时间超过 5 小时。

但如何实现有效的会议，从而通过更好的时间控制来提高人才的生产力呢？在这里，我们分享了确保会议对团队所有成员富有成效和有价值的关键；这样会议才真正有用，并且能够以尽可能最有效的方式引导努力。

工作团队会议的费用是多少？
持有重量标志的手图标营销部门可以在不咨询开发 迪拜电话号码表 团队的情况下发起营销活动，从而导致创建不必要的功能或营销活动缺乏足够的技术支持。这会产生隐性成本并影响工作质量。这是团队完全取消会议的一个明显例子。因为他们认为这些都是浪费时间，他们可以通过电子邮件和聊天更有效地沟通。乍一看，这似乎是一种节省时间的策略，但从长远来看，不利影响变得显而易见。

如果没有会议，团队成员可能会在没有总体愿景的情况下从事单独的项目。缺乏实时沟通会导致误解、错误和不断的返工。事实上，据 Zippia 称，每年因会议效率低下而造成的损失估计达 370 亿美元。一个重要的数字，对吧？

现在让我们考虑另一个极端，即团队过度安排会议。他们认为，更多的会议意味着更有效的沟通和对项目的更大控制。然而，情况恰恰相反。生产力显着降低，创造力也受到影响，因为员工独立思考和创新解决问题的时间更少。此外，会议中的信息过多可能会导致混乱和消极。

灵活性是首要问题。它得到文化的支持，并且很大程度上由您的管理团队指导。事实证明，人们在远程环境中取得了成功，它为您提供了接触真正优秀人才的机会，并[改进]了保留策略，以表明我们为他们提供了灵活性，我们对此表示庆祝。
Casey Bailey，Deel人力资源主管

那么关键是什么？平衡，不多也不少。因此，为了实现有效的会议，企业必须在这两个极端之间寻求平衡。

秘诀在于灵活性，为了实现这一目标，您应该致力于采用良好的实践：

定义明确的目的：在安排会议之前，您可以问自己以下问题：您希望在会议中实现什么目标？这是什么类型的会议？是否有必要或者可以通过其他方式更有效地解决问题？
尽量减少出席人数：仅邀请对实现会议目的至关重要的员工。
制定议程：传达要讨论的主题以及分配给每个主题的时间。这可以使会议保持重点并避免漫无目的。
考虑成功的替代方案：如果您意识到会议并不是您想要传达的内容的解决方案，您可以用屏幕录制、结构良好的电子邮件或其他类型的在线协作工具来代替。



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远程会议的挑战
根据 Zippia 的研究，员工每月平均花 31 个小时参加效率低下的工作会议。

如果我们按照 8 小时的工作时间来计算，那么由于会议时间太长，我们几乎有 4 天完全没有生产力。为什么召开无用的会议如此常见？

我们经常发现自己参加的会议似乎没有明确的目的，或者最终只是浪费时间。主要原因之一是准备不足。因此，当参与者没有花时间查看相关信息或思考他们的贡献时，会议的效率往往会降低。缺乏准备可能会导致讨论杂乱无章，并让人感觉时间被浪费了。
另一个原因可能与没有明确的目标和责任路径有关。当会议结束后不清楚谁应该做什么时，讨论很可能缺乏方向，也不会达成具体结果。RACI 矩阵对您的团队有很大帮助，因为它可以让您更清晰地定义角色和职责，从而有助于会议的准备和重点。