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如何保证远程团队的有效会议

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發表於 2024-4-17 16:27:17 |只看該作者 |倒序瀏覽

团队中缺乏会议可能会导致缺乏实时沟通、误解、错误和不断返工,从而导致重大损失。关键是让它们成为生产力工具。
创建远程会议协议是一个很好的起点,可以最大限度地利用时间并更好地投入团队的精力。
您可能不止一次质疑是否值得在远程工作团队中召开会议。很多时候,会议“可能是一封电子邮件”。据Zippia称,每周平均花在会议上的时间为 3 小时,30% 的员工表示每周花在会议上的时间超过 5 小时。

但如何实现有效的会议,从而通过更好的时间控制来提高人才的生产力呢?在这里,我们分享了确保会议对团队所有成员富有成效和有价值的关键;这样会议才真正有用,并且能够以尽可能最有效的方式引导努力。

工作团队会议的费用是多少?
持有重量标志的手图标营销部门可以在不咨询开发 迪拜电话号码表 团队的情况下发起营销活动,从而导致创建不必要的功能或营销活动缺乏足够的技术支持。这会产生隐性成本并影响工作质量。这是团队完全取消会议的一个明显例子。因为他们认为这些都是浪费时间,他们可以通过电子邮件和聊天更有效地沟通。乍一看,这似乎是一种节省时间的策略,但从长远来看,不利影响变得显而易见。

如果没有会议,团队成员可能会在没有总体愿景的情况下从事单独的项目。缺乏实时沟通会导致误解、错误和不断的返工。事实上,据 Zippia 称,每年因会议效率低下而造成的损失估计达 370 亿美元。一个重要的数字,对吧?

现在让我们考虑另一个极端,即团队过度安排会议。他们认为,更多的会议意味着更有效的沟通和对项目的更大控制。然而,情况恰恰相反。生产力显着降低,创造力也受到影响,因为员工独立思考和创新解决问题的时间更少。此外,会议中的信息过多可能会导致混乱和消极。

灵活性是首要问题。它得到文化的支持,并且很大程度上由您的管理团队指导。事实证明,人们在远程环境中取得了成功,它为您提供了接触真正优秀人才的机会,并[改进]了保留策略,以表明我们为他们提供了灵活性,我们对此表示庆祝。
Casey Bailey,Deel人力资源主管

那么关键是什么?平衡,不多也不少。因此,为了实现有效的会议,企业必须在这两个极端之间寻求平衡。

秘诀在于灵活性,为了实现这一目标,您应该致力于采用良好的实践:

定义明确的目的:在安排会议之前,您可以问自己以下问题:您希望在会议中实现什么目标?这是什么类型的会议?是否有必要或者可以通过其他方式更有效地解决问题?
尽量减少出席人数:仅邀请对实现会议目的至关重要的员工。
制定议程:传达要讨论的主题以及分配给每个主题的时间。这可以使会议保持重点并避免漫无目的。
考虑成功的替代方案:如果您意识到会议并不是您想要传达的内容的解决方案,您可以用屏幕录制、结构良好的电子邮件或其他类型的在线协作工具来代替。



最大限度地为每个人提供远程工作
观看我们有关管理和参与远程团队的网络研讨会。

帮助您的团队

远程会议的挑战
根据 Zippia 的研究,员工每月平均花 31 个小时参加效率低下的工作会议。

如果我们按照 8 小时的工作时间来计算,那么由于会议时间太长,我们几乎有 4 天完全没有生产力。为什么召开无用的会议如此常见?

我们经常发现自己参加的会议似乎没有明确的目的,或者最终只是浪费时间。主要原因之一是准备不足。因此,当参与者没有花时间查看相关信息或思考他们的贡献时,会议的效率往往会降低。缺乏准备可能会导致讨论杂乱无章,并让人感觉时间被浪费了。
另一个原因可能与没有明确的目标和责任路径有关。当会议结束后不清楚谁应该做什么时,讨论很可能缺乏方向,也不会达成具体结果。RACI 矩阵对您的团队有很大帮助,因为它可以让您更清晰地定义角色和职责,从而有助于会议的准备和重点。

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